Серые списки используются для борьбы со входящими спам письмами, а именно для автоматической блокировки писем, исходя из поведения отправляющих почтовых серверов. Ниже описаны критерии, по которым принимающие почтовые сервера определяют какие почтовые сервера следует добавлять в серые списки.

В случае, если принимающий почтовый сервер по какой либо причине отклоняет письмо, отправляющий сервер получает соответствующее уведомление об этом и через определенное время предпринимает попытку повторной отправки письма, что в большинстве случаев говорит, что письмо не было отправлено с сервера, целенаправленно рассылающего спам.

Если же после отклонения письма повторной отправки не происходит, это является одним из признаков спам рассылки т.к почтовые сервера, с которых целенаправленно отправляется спам, обычно не отправляют письма повторно при их отклонении. При подобном поведении отправляющий почтовый сервер заносится в серые списки и в случае повторного получения письма с данного сервера, письмо автоматически блокируется.

Использование серых списков помогает отражать значительное количество спам писем, что делает их одним из наиболее эффективных способов борьбы со спамом.